Notes de frais : Comment bien gérer les frais de déplacements professionnels de votre entreprise ?

Avez-vous des rendez-vous professionnels fréquents pour lesquels vous devez envoyer des employés en déplacement ? Si c’est le cas, vous avez surement quelques difficultés à gérer les frais de déplacement. En effet, ni les employés eux-mêmes, ni le service financier ont assez de temps pour vérifier les diverses factures et les notes de frais accompagnant un voyage d’affaires. Cela leur ferait perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à des tâches beaucoup plus importantes pour l’entreprise.

Mais depuis quelques temps, des méthodes révolutionnaires, basées sur les nouvelles technologies, ont vu le jour afin de vous permettre de gérer vos frais de voyage rapidement et facilement, sans avoir à consacrer beaucoup de temps ni d’efforts pour le faire.

En finir avec les règlements à l’avance

Les déplacements d’affaires sont très importants pour les entreprises et la majorité des employés aiment faire leurs valises pour travailler tout en voyageant. Cependant, il y a aussi des ratés qui agacent encore les voyageurs d’affaires d’aujourd’hui. L’un des points clés est le fait que la plupart des employés doivent toujours payer d’avance leurs frais de séjour d’affaires et doivent ensuite soumettre leurs frais de voyage à leurs responsables pour validation et remboursement. Cela crée, non seulement des contraintes financières supplémentaires pour l’employé, mais nécessite également un effort non rémunéré. Voici trois alternatives pour éviter cette gêne :

La Carte de crédit d’entreprise : Il y a quelques temps, certaines entreprises ont mis en place des prêts d’entreprise au profit de leurs salariés. Cependant, nombreuses sont celles qui hésitent à le mettre en œuvre et craignent les coûts élevés associés. Cependant, tous les fournisseurs de crédit ont développé des offres spéciales pour les entreprises grâce auxquelles des cartes de crédit individuelles peuvent être obtenues pour tous les salariés et qui sont rattachées à un seul et même compte bancaire. C’est l’une des alternatives les moins chères pour les voyageurs d’affaires. Dans ce cas, l’employé n’aura plus besoin de penser aux frais, car ces derniers ne toucheront pas son propre budget et seront automatiquement justifiés grâce au relevé des opérations effectuées avec la carte.

Application en ligne de gestion des frais : Sur mobile ou en ligne, il existe aujourd’hui des applications avantageuses telles que l’application de gestion des frais de déplacement de Rydoo qui vous aide à enregistrer et suivre tous vos frais de déplacement. Bien que la facturation ne soit pas entièrement automatisée, son enregistrement et la vérification de sa conformité aux conditions de l’entreprise se font en temps réel. Cette application mobile de gestion de frais de voyages d’affaires a été lancée par Sodexo en Juin 2018 et permet au voyageur de réserver son avion, son train et son hôtel, louer une voiture, effectuer ses paiements et traiter numériquement sa note de frais qui sera consultable à tout moment.

Assistance offerte par des agences de voyages : De nombreuses agences de voyages se spécialisent dans les voyages d’affaires et offrent aux entreprises des solutions modernes pour gérer leurs notes de frais. Des agents expérimentés se chargent alors des tâches administratives. Tous les reçus et factures sont non seulement contrôlés, mais également comparés aux réglementations légales et fiscales avant d’être validés et pris en compte dans la note de frais. De cette façon, la gestion des frais de déplacement est facilement externalisée et devient moins couteuse (en temps et en moyens financiers et humains) pour l’entreprise.

Focus sur l’essentiel

Une fois que vous aurez trouvé une solution rentable, adaptée et pratique pour gérer les frais de déplacements professionnels de votre entreprise, tout sera beaucoup plus lors de vos prochains voyages d’affaires locaux ou à l’étranger. La satisfaction des voyageurs d’affaires augmentera considérablement si vous leur enlevez ce fardeau. Vos employés vous en seront particulièrement reconnaissants, surtout que la planification du transport et du logement vous garantissent un séjour sans soucis, ce qui peut augmenter considérablement l’efficacité de vos ressources humaines.

En effet, en tant qu’entreprise, vous bénéficiez du fait que vos employés seront impliqués à 100% dans vos projets et s’engageront dans les prochains voyages d’affaires avec une plus grande motivation. Après tout, tout le monde aimerait pouvoir quitter son bureau de temps en temps et faire l’expérience d’un «changement de décor», même temporaire. Alors, faites que cette expérience soit la plus agréable possible !

Bertrand Mahieu

Explorateur d'Internet depuis 1995 et toujours à la recherche de la prochaine terre promise connectée. Mangeur de chocolat, fan de cuisine, de rando et de Kindle.